Assistant(e) des Ventes Export (ADV) – CDI / Yvelines

Nous recrutons un/e Assistant(e) des Ventes Export pour un groupe international qui conçoit, développe et commercialise des produits chimiques destinés à l’optimisation de la production pétrolière, à la maintenance des infrastructures industrielles ainsi qu’à la protection de l’environnement.

La mission principale de l’ADV sera de gérer plusieurs clients à l’export, dans un environnement dynamique, en développement et international.

Vos Missions :

Gestion des commandes clients à l’export :

• Saisie, suivi et gestion des commandes jusqu’à la facturation,
• Coordination des expéditions avec le service logistique et la production,
• Assurer la conformité des documents nécessaires aux exportations (factures proforma, certificats, documents douaniers, etc.),
• Veiller au respect des délais de livraison et informer les clients en cas de modifications ou de retards,
• Répondre aux diverses demandes clients, notamment sur les tarifs et le délai.

Gestion de la relation client :

• Répondre aux demandes des clients (suivi des commandes, questions commerciales et administratives, gestion des réclamations),
• Assurer un suivi proactif des comptes clients en collaboration avec les commerciaux,
• Garantir la satisfaction des clients à l’export en assurant un service après-vente de qualité, anticiper et répondre rapidement aux éventuels problèmes ou imprévus.

Réponse aux appels d’offres :

• Participer à la préparation et au suivi des réponses aux appels d’offres internationaux, en lien avec les équipes commerciales, notamment en veillant à la conformité des dossiers et à la bonne communication avec les parties prenantes.

Collaboration interservices :

• Travailler en étroite collaboration avec les différents départements (logistique, production, comptabilité, autres membres de l’équipe ADV) pour garantir la bonne exécution des commandes,
• Assurer une communication fluide avec les responsables commerciaux export et les clients,
• Traiter les demandes d’échantillons et l’envoi.

Suivi des paiements :

• Travailler en collaboration avec le service comptabilité pour la gestion des encours clients.

Optimisation des processus :

• Etre force de proposition pour améliorer les processus de gestion des commandes, de coordination et de suivi des dossiers clients export.

Missions administratives :

• Gestion du courrier : réception et distribution du courrier entrant, envoi du courrier sortant.
• Gestion du standard téléphonique : prise en charge des appels entrants et répartition aux services concernés.

Profil recherché :

Compétences techniques :

• Expérience : Une première expérience significative (4 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement au sein d’une société industrielle avec une activité à l’export.
• Connaissance des réglementations à l’export, de transport (ADR, IMDG, IATA) et des incoterms.
• Langues :
• Maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable.
• La maîtrise d’une deuxième langue étrangère (portugais, espagnol) serait un plus.
• Maîtrise des outils bureautiques : Excel, ERP, CRM.

Qualités personnelles :

• Organisation et rigueur : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Dynamisme et réactivité : Savoir gérer les urgences et s’adapter rapidement à des situations imprévues.
• Polyvalence : Capacité à jongler entre des missions variées (administration des ventes, relation client, logistique, etc.).
• Esprit d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec différents interlocuteurs internes et externes.
• Autonomie : Prise d’initiative et capacité à anticiper les besoins des clients et des équipes internes.

Ce que nous proposons :

• Participer au développement d’une entreprise de culture familiale en pleine croissance.
• Une équipe accueillante, passionnée, dynamique.
• Un salaire adapté à votre profil.
• Un excellent environnement de travail qui vous aidera à vous développer professionnellement et personnellement.
• Télétravail possible après la période d’essai.
• Ticket Restaurant, Mutuelle, PEI/PERCO