La conservation des talents commence par un bon onbarding aux nouveaux employés.

L'expérience de l'employé commence dès la première prise de contact en vue d'un entretien de sélection, au cours duquel il se voit proposer un projet de développement professionnel et personnel.

Une fois cette étape de recrutement terminée et l'employé prêt à rejoindre l'entreprise, le processus d'onboarding commence.

De nombreuses entreprises considèrent l'onboarding comme une formalité sans importance, ce qui est une vraie erreur en 2022. Les entreprises matures dans la gestion des ressources humaines le savent et leur processus d'engagement est une pierre angulaire de leur stratégie d'incorporation et fidélisation des talents recrutés.

Planifier un bon processus d'onboarding n'est pas chose facile et implique l'ensemble des services de l'entreprise. C'est pour cette raison que nous souhaitons partager avec vous un article des plus interessants "Onboarding - Comment accueillir un nouveau salarié dans l'entreprise ?" du magazine numérique StartupO, avec lequel Marie Martin, HR Business Director chez 7Experts, a collaboré, apportant des réponses claires à des questions telles que :

Quelles sont les raisons qui motivent le développement d'un plan d'onboarding ?

Que dois-je prendre en compte pour développer un plan adéquat dans mon entreprise ?

"Lorsque vous intégrez un nouvel employé, il est important de veiller à ce qu'il se sente bien accueilli et à l'aise dans son nouveau rôle.

Pourquoi ?

Parce qu’une intégration transparente dans l'entreprise permet de fidéliser le personnel plus longtemps. Elle peut également aider un nouvel employé à s'adapter à la culture d'entreprise et à se sentir plus à l'aise lorsqu'il s'agit d'exprimer ses préoccupations ou d'apporter de nouvelles idées. En retour, cela peut permettre à l’entreprise d'économiser de l'argent sur le réembauchage et aider les nouveaux employés à s'adapter rapidement à leur nouvel environnement.

La procédure d’onboarding est donc une nécessité absolue, et sans elle, vous ne faites qu'augmenter les chances d'échec de votre nouvelle recrue. Assurez-vous d'avoir établi un plan en fonction du poste, de l'équipe, du lieu et des outils de l'employé. Un recrutement sans intégration est une recette qui, dans de nombreux cas, se solde par un échec.

Saviez-vous que…

Selon CADREMPLOI, 1 collaborateur sur 5 quitterait l’entreprise au bout d’un mois, et on considère qu’un recrutement n’est réussi que si la personne a été bien intégrée ; ce qui s’évalue au bout d’environ 4 à 6 mois. Les entreprises ayant une procédure d’accueil, fidéliseraient deux fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas. Enfin, 58% des employés ayant bénéficié d’une telle démarche d’intégration sont encore dans l’entreprise trois ans plus tard.

Alors comment mettre en place un tel processus ?

Avant toute chose, il est indispensable de tenir votre personnel au courant lorsque vous êtes prêt à accueillir un nouvel employé. Le jour de son arrivée, l'équipe sera déjà au courant de son arrivée et sera prête à l'accueillir dans l'entreprise de la meilleure façon possible. L'envoi d'un email de bienvenue, et la présentation du nouvel employé à sa nouvelle équipe le jour de son arrivée, sont également des tactiques courantes des services RH.

- Commencez l’intégration avant jour "J". Une fois qu'un candidat a signé sa promesse d’embauche, commencez le processus d'intégration. Utilisez diverses méthodes, telles que des vidéos ou des infographies qui donnent des exemples d'innovation des employés. Vous transmettrez ainsi une vue d'ensemble des valeurs fondamentales de l’entreprise.

Assurez-vous qu'il dispose de toutes les informations dont il a besoin avant son premier jour. Il peut s'agir de la description de son poste, de la date et de l'heure de son entrée en fonction, de l'endroit où il doit se rendre, de ce qu’il doit apporter, etc.

- Présentez-le à l'équipe. Le premier jour, prenez le temps de lui présenter les personnes avec lesquelles il va travailler. Cela l’aidera à se sentir plus à l'aise dès le départ. 70% des employés reconnaissent que l'établissement de relations positives avec leurs collègues fait partie intégrante de leur bien-être professionnel. Alors comment votre entreprise encourage-t-elle de telles initiatives?

- Désignez une personne pour l’aider à répondre à ses questions ou à résoudre ses problèmes. Il est important que quelqu'un soit disponible pour aider le nouveau collaborateur en cas de besoin afin qu'il ne se sente pas perdu ou dépassé. Cette relation plus individuelle est moins intimidante, et permet une communication plus ouverte. Elle permet également au binôme de renforcer la culture d'ouverture de l’entreprise, et d'encourager le nouveau membre de l'équipe à s'exprimer dès le début.

- Faites-lui visiter les locaux. Faites-lui visiter le service, les lieux communs, et indiquez-lui où se trouvent chaque chose afin qu'il puisse commencer à se familiariser avec son environnement.

- Montrez-lui comment utiliser les systèmes et les outils dont il aura besoin pour effectuer son travail. Il peut s'agir du système de messagerie de l'entreprise, de l'intranet, d'un logiciel de suivi du temps de travail, etc.

Veillez à fournir tous les documents nécessaires, y compris son contrat et des informations sur les avantages sociaux, ses droits et ses responsabilités, si ce n’est pas déjà fait. Cela garantira une transition en douceur vers son nouveau rôle.

- Présentez-lui la culture de l’entreprise. Un bref historique de l'entreprise, y compris sa date de création et son fondateur, peut s’avérer pertinent. Parlez des principales étapes ou réalisations qui ont eu lieu au fil des années.

Expliquez quelles sont les valeurs fondamentales de l'entreprise et pourquoi elles sont importantes. Racontez des anecdotes ou donnez des exemples de la façon dont ces valeurs ont été mises en pratique. Enfin, présentez les objectifs de l'entreprise et comment chaque employé joue un rôle dans leur réalisation. Cela l’aidera à comprendre l'importance de son poste et la manière dont il contribue au succès de l'entreprise.

Mais que se passe-t-il après le jour "J" ?

Prenez régulièrement de ses nouvelles au cours de ses premières semaines de travail pour vous assurer qu'il s'intègre bien.

Demandez un retour d'information et récompensez les contributions

Obtenir un retour d'information du nouvel employé après le processus d'intégration, ou lui demander de remplir une évaluation de sa formation de nouvelle recrue, permet de l’avertir que ses idées sont les bienvenues. Cela peut se présenter sous forme de rapport d’étonnement, d'enquête en ligne, de boîte à idées numérique ou physique, de séances individuelles avec le manager direct, ou encore de session de feedback à la fin de l'intégration.

Les employés actuels dont les contributions donnent des résultats positifs pour l'entreprise doivent également être reconnus, à la fois par leurs collègues et lors de leur évaluation annuelle des performances, ce qui incite les autres à faire de même.

Pour conclure, le programme d’Onboarding de l'entreprise exercera une influence importante sur la perception qu'ont les nouveaux employés de l’entreprise et sur le fait qu'ils seront susceptibles de recommander l'entreprise ou non. Si le processus d’intégration est réalisé correctement, il donnera le ton au reste de l'expérience professionnelle que votre nouvel employé recevra au sein de votre entreprise et fera de lui un avantage concurrentiel pour votre entreprise.

L’avis des Experts :

Marie Martin - Hr Director de la Société 7Experts

« L’Onboarding, enjeu stratégique pour toute l’entreprise

Dans la période actuelle de “Grande démission”, concept à la mode qui reflète le pic de mouvement de personnel post Covid, il est primordial pour les entreprises de consolider ses talents et de réduire au maximum le temps nécessaire pour qu’une nouvelle recrue prenne pleinement position dans ses fonctions et atteigne ses objectifs.

Près de 80% des démissions ont lieu au cours des 6 premiers mois de la prise de poste et près de 45% au cours de la première année. Si les coûts de recrutement que génèrent la rotation de personnel sont aujourd’hui bien connus et pris en compte dans les Business Plan des organisations, on sous-estime souvent le coût d’un Onboarding raté. Certaines études le chiffrent à environ 7.000€, pour son impact sur la rotation et la productivité, mais également sur l’Employer Branding (l’image de l’entreprise).

Longtemps réduit à quelques réunions organisées en urgence selon la disponibilité du manager et à la remise d’un pc/téléphone/mail, il s’agit aujourd’hui d’une phase cruciale dans l’Employee Journey, le parcours du collaborateur au sein de la structure, un véritable levier de fidélisation.

L’objectif étant que le collaborateur se sente attendu et accompagné dès les premiers contacts après la signature de l’offre (Préonboarding), le processus d’Onboarding et Intégration doit couvrir les dimensions pratiques mais également humaines. Pour être efficace, un bon Onboarding se doit de définir les moments, responsables et modalités des :

- Aspects formels : matériel informatique, cartes d’accès, envoi d’un courriel contenant les aspects importants à prendre en compte (dress code, parking, heure d’arrivée, planning jour 1, …), contrat, défis et attentes du poste, …

- Aspects informels : les managers doivent libérer du temps dans leurs agendas pour accueillir avec bienveillance le nouveau membre de leur équipe, prendre un coffee break, organiser la première pause-déjeuner avec l’équipe pour créer du lien, …

- Feedbacks : au cours du processus d’intégration dans l’organisation, le collaborateur devra recevoir des feedbacks de la part de son management, afin de pouvoir jauger son positionnement dans ses fonctions

- Rapports d’étonnement : le collaborateur, après 60/90 jours dans l’organisation, devra pouvoir partager la vision qu’il a développé de l’entreprise, mettant en lumière les points les plus positifs de son expérience mais également les aspects à améliorer.

Chez 7Experts, c’est un travail de fond inter-départements qui a été réalisé au cours des 3 dernières années, dans une dynamique d’amélioration continue, aujourd’hui récompensé par les retours des collaborateurs qui évaluent la qualité de l’Onboarding comme excellente (9/10 taux de satisfaction). Nous avons défini et implémenté un processus complet, connu par tous, systématisé et, surtout, digitalisé pour automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée et pouvoir réserver notre temps et nos efforts à apporter aux équipes la valeur ajoutée de l’équipe RH et des managers.

L’Onboarding est un enjeu stratégique pour les organisations, qui ne s’improvise pas: les entreprises sont aujourd’hui mises au défi d’élaborer un processus efficace, digitalisé et systématisé, afin maximiser leurs chances de conserver dans leur structure les meilleurs talents et de réduire leur coût de rotation. »